La transformación digital en las empresas, que antes no pasaba de ser una iniciativa interesante, hoy se ha convertido en una necesidad. El almacenamiento de documentos en la nube, las firmas electrónicas, la automatización de flujos de trabajo y el uso de documentos digitales son prioridad y de cara a 2022 serán procesos cada vez más necesarios.

Es una realidad que la pandemia cambió la forma en la que trabajamos. Digitalizar una operación se ha convertido en una gran ventaja desde hace tiempo, pero adaptarse es definitivamente la mejor manera de crecer. De acuerdo con un estudio realizado este año por la firma Forrester, y contratado por Adobe, el 72% de las empresas cree que aplicaciones como la firma electrónica son esenciales para la continuidad de un negocio.

Pero, además, ya no se trata de una necesidad solo es para el negocio, sino también para los equipos de trabajo; según el mencionado estudio, el 66% de los empleados requiere alternativas digitales para su trabajo. “Este es el resultado de lo fácil, cómodo y seguro que son los procesos de documentación digital que hoy por hoy, no depende del papel, ahorra tiempo que se puede invertir mejor y libera recursos valiosos”, explica Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager en Adobe.

En contraste, mantener procesos lentos y obsoletos, basados en papel, pueden llevar a un profesional a perder el interés por su trabajo, a sentirse frustrado y sin compromiso; lo cual puede afectar a una compañía y sus resultados. Por eso, Adobe presenta 4 recomendaciones clave para impulsar equipos de trabajo motivados y productivos a través de experiencias optimizadas y personalizadas que conectan a las personas bajo un mismo propósito:

1. Generar flujos de trabajo dinámicos

Siempre que se va a gestionar un flujo de documentos, existe la posibilidad de que haya fricciones. Ya sea que esté enviando documentos para firmas, formularios de seguimiento o archivando papeles; es muy fácil que las cosas se pierdan en medio de la confusión. De esta forma, cualquier profesional dentro de la organización, y sin importar donde se encuentre, puede adaptar y automatizar los flujos de trabajo para obtener firmas electrónicas, recopilar datos de formularios, confirmar la entrega de un documento importante para optimizar la gestión de flujos de trabajo y lograr que la operación avance en el menor tiempo posible.

2. Dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo al equipo

La principal interacción que se debe fomentar en los entornos corporativos es con las personas. Pero con demasiada frecuencia, los líderes de un área o de un equipo se encuentran atrapados en tareas administrativas, que son repetitivas en lugar de centrarse en las prioridades impulsadas por las personas. Dedicar menos horas al tradicional ‘papeleo’ e invertir más tiempo en la incorporación aplicaciones modernas y procesos 100% digitales ayudará a reducir costos asociados al papel, la impresión y el almacenamiento; con Adobe Sign se puede realizar seguimiento a los documentos con mayor facilidad, lograr que se firmen de forma electrónica desde cualquier lugar y recopilarlos directamente en un dispositivo móvil. Este proceso, sin duda, impulsa la productividad de las empresas, optimiza los procesos y permite cerrar acuerdos y contratos mucho más rápido.

3. Mantener el negocio en movimiento y el trabajo colaborativo

Los procesos disfuncionales y los flujos de trabajo desconectados pueden generar problemas de comunicación y una colaboración ineficaz. Este mundo cada vez más remoto y móvil necesita herramientas digitales ágiles que funcionen para todos desde cualquier lugar y siempre que sean necesarias. Además, hoy en día, los negocios se hacen en movimiento. Mantenerse conectado con la gente en la oficina o mientras viaja, invertir en documentos digitales, formularios y firmas electrónicas como Acrobat DC y Adobe Sign, permite impulsar la innovación digital y aumentar la productividad mediante API estables e innovaciones como Adobe Scan que cuenta con tecnología de inteligencia artificial de Adobe Sensei. Con esto, Document Cloud llevará la experiencia digital a otro nivel con múltiples recursos que contribuyen a un ROI excepcional para cualquier sistema empresarial.

4. Proteja y asegure la información confidencial Muchas personas están detrás de cada documento y firma. Proteja esos datos personales, mantenga la información segura y reduzca la responsabilidad y el riesgo con firmas electrónicas como Adobe Sign. Agregar contraseñas a cada documento, preservar los datos personales y establecer parámetros para restringir la copia, edición o impresión de documentos confidenciales le permitirá reducir los costosos riesgos legales y comerciales asegurándose de que sus documentos estén actualizados, sean precisos y cumplan con las normas.

“Contar con aplicaciones de firma electrónica, como Adobe Sign, les permitirá a las compañías dar continuidad a los negocios y abrir nuevas oportunidades de mercado. La demanda de servicios digitales se viene intensificando día tras día y las organizaciones deben ser capaces de responder ante los nuevos desafíos propios del trabajo remoto”, concluye Eduardo Jordao, de Adobe.